Você sabia?

Todas as unidades da SJRJ são responsáveis pelo arquivo corrente!

Segundo o Manual de Gestão Documental do CNJ de 2021, arquivo corrente é o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

Essa responsabilidade abrange documentos físicos e digitais, o que reforça a importância da correta classificação, descrição e organização documental nos sistemas SEI! e EPROC. 

Documentos e processos adequadamente classificados são mais facilmente localizados e recuperados. a A correta identificação também facilita a avaliação conforme a tabela de temporalidade documental, possibilitando sua transferência, guarda permanente ou eliminação. Afinal, mesmo o armazenamento em nuvem possui limites diante do volume documental produzido pela instituição.

Mais do que uma questão de armazenamento, a gestão adequada da informação garante acesso, controle, autenticidade e preservação dos documentos.

Assim, compete a todas as unidades da SJRJ a gestão do arquivo corrente, bem como a correta transferência documental à CDOC (antigo Arquivo Geral), unidade responsável pelos arquivos intermediário e permanente.

Dentre as competências das unidades responsáveis pelo arquivo corrente estão:

Classificar e arquivar documentos e manter informações;

Aplicar a tabela de temporalidade;

Selecionar e eliminar documentos ou transferi-los para o arquivo intermediário.

GLOSSÁRIO

Arquivo corrente: Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu.

Arquivo intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

Arquivo permanente: Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.