Responsabilidade pela guarda/custódia dos documentos:
O Arquivo é responsável pelas seguintes atividades, independentemente do documento ser produzido em meio analógico (“físico”) ou digital:
I - executar as atividades relativas ao recebimento, conferência, arquivamento, desarquivamento, empréstimo e devolução, de acordo com os métodos e as normas aplicáveis, dos documentos arquivísticos da Justiça Federal da 2ª Região, nas fases intermediária e permanente do ciclo vital dos documentos;
II - identificar, organizar, custodiar, recolher, preservar, descrever e dar acesso ao acervo arquivístico produzido e armazenado pelos respectivos Órgãos, respeitadas as fases do ciclo vital em que se encontram os documentos.
(Art. 16 da Resolução TRF2-RSP-2021/00060)
Orientações para arquivamento
1) Somente serão recebidos no Arquivo documentos classificados individualmente de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade vigentes:
a) Documentos e processos administrativos: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal (PCTT)
b) Processos judiciais: Sistema de Gestão de Tabelas Processuais Unificadas (SGT)
2) Deverão ser transferidos para o Arquivo somente documentos e processos administrativos e judiciais produzidos e recebidos pela Justiça Federal da 2ª Região, no exercício de suas atividades.
OBS: É vedada a transferência de material acautelado à unidade arquivística.
3) Deverão ser transferidos para o Arquivo somente documentos e processos administrativos e judiciais previamente analisados e classificados, que se enquadrem nos seguintes casos:
a) cujo prazo no arquivo corrente tiver sido cumprido e se houver prazo no arquivo intermediário (unidade arquivística) e/ou
b) se a destinação final for guarda permanente.
(Arts. 28 a 30 da Resolução TRF2-RSP-2021/00060)
4) Para o recolhimento ao Arquivo de documentos iconográficos (ex.: fotografias), cartográficos (ex.: mapas e plantas arquitetônicas), audiovisuais (ex.: vídeos), fonográficos (ex.: gravações de áudio), filmográficos (ex.: gravações de filmes), os originais destes documentos devem ser encaminhados ao arquivo permanente tão logo cesse o seu uso, sendo vedada a guarda nas unidades organizacionais.
(Arts. 31 e 73, § 5º da Resolução TRF2-RSP-2021/00060)
5) Somente deverão ser transferidos ou recolhidos à unidade arquivística os documentos administrativos e os processos judiciais ou administrativos findos com determinação de arquivamento pela autoridade competente.
(Art 30 da Resolução TRF2-RSP-2021/00060)
6) No caso do arquivamento de documentos analógicos (itens documentais ou dossiês), é necessário que:
I. Os documentos estejam com a temporalidade na fase intermediária ou após cumprimento do prazo de guarda, tenham a destinação final de guarda permanente;
II. os documentos sejam encaminhados após criação de processo no SEI do tipo “Documentação e Informação: Remessa de documentos físicos”, do qual deverá constar o formulário “Remessa de Documentos Administrativos ao Arquivo”, devidamente preenchido e assinado, e remetido para a lotação “T2-SETARQ”.
7) No caso de arquivamento de processos judiciais analógicos ou híbridos (parte analógica, parte digital), é necessário que:
I. Os processos com decisões transitadas em julgado serão definitivamente arquivados quando não necessitarem de diligência do juízo processante, da secretaria da unidade judiciária respectiva e de terceiros, conforme a "Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos".
II. Os processos sejam findos, e com determinação de arquivamento pela autoridade competente;
III. Os processos estejam com a temporalidade na fase intermediária ou após cumprimento do prazo de guarda, tenham a destinação final de guarda permanente;
IV. Os processos apensados também deverão ser movimentados no Sistema de Acompanhamento Processual e deverão ser arquivados com determinação de arquivamento.
V. Os processos estejam acompanhados do formulário “Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos";
VI. O processo analógico e seus apensos/anexos sejam encaminhados após criação de processo no SEI do tipo “Documentação e Informação: Remessa de documentos físicos”, do qual deverá constar o formulário “Remessa de Processos Fisicos ao Arquivo”, devidamente preenchido e assinado, e remetido para a lotação “T2-SETARQ”.
8) No caso de arquivamento de processos administrativos analógicos ou híbridos (parte analógica, parte digital), é necessário que:
I. Os processos sejam findos, e com determinação de arquivamento pela autoridade competente;
II. Os processos estejam com a temporalidade na fase intermediária ou após cumprimento do prazo de guarda, tenham a destinação final de guarda permanente;
III. No caso de processos híbridos, estes deverão ter sua parte digital tramitada via sistema produtor do processo (SEI ou SIGA-Doc) ao SETARQ, e sua parte analógica deverá ser encaminhada ao Arquivo.
IV. No caso de processos analógicos (físicos), estes deverão ser encaminhados junto com seus apensos/anexos após criação de processo no SEI do tipo “Documentação e Informação: Remessa de documentos físicos”, do qual deverá constar o formulário “Remessa de Processos Fisicos ao Arquivo”, devidamente preenchido e assinado, e remetido para a lotação “T2-SETARQ”.
Orientações para desarquivamento
Favor entrar em contato com o Setor de Arquivo (SETARQ), através do e-mail arquivo@trf2.jus.br , ou do telefone (21) 2282-8065.
