SIGA-DOC: sistema permitirá a tramitação eletrônica de processos administrativos*

* Assessoria de Comunicação da Corregedoria Geral da Justiça - TJ/RJ

         O Sistema Integrado de Gestão Documental - SIGA-DOC desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 2ª Região – TRF2 foi implantado na Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro – CGJ/TJRJ. A tecnologia permitirá a autuação e o processamento administrativo de forma eletrônica, reduzindo custos e a utilização de papel, além de agilizar de forma substancial a comunicação e o processamento, facilitando o controle e rastreamento dos processos.
        O SIGA-DOC, cedido à Corregedoria do TJRJ pela Presidência do TRF-RJ, foi testado, adaptado e implementado no âmbito administrativo, sendo a Corregedoria selecionada a iniciar o projeto-piloto que no futuro será estendido a todo Tribunal. Com o suporte da Diretoria Geral de Tecnologia - DGTEC foi possível a adaptação do sistema para a rede do TJRJ e, nesse mês de agosto, iniciou-se a utilização do software com alguns processos de trabalho das diretorias gerais da CGJ.

         Com o sistema, os documentos recebidos ou produzidos eletronicamente são autuados em forma de expedientes ou processos administrativos, recebendo um número eletrônico de protocolo. No caso de autuação recebe, além da numeração, uma capa eletrônica contendo logotipo padronizado do Tribunal de Justiça e Assunto ou Objeto. Além da juntada de documentos o sistema permite a utilização de modelos de despachos e decisões ou ainda a produção de informações personalizadas e especificas para cada tipo de processo administrativo. A movimentação do processo eletrônico pode ser realizada entre unidades organizacionais da Corregedoria ou direcionada a servidores e magistrados. Permite, inclusive, a movimentação aberta ou sigilosa e incorpora documentos no formato pdf.

       Ao final, cumprido o seu objeto, o processo é arquivado   eletronicamente, respeitando-se sua classificação em relação a tabela de temporalidade para seu armazenamento temporário e/ou definitivo.

Marco inicial

      O primeiro processo eletrônico administrativo do Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro recebeu o número TJRJ-ADM-2014/00001 e foi assinado digitalmente pelo Exmo. Corregedor Geral da Justiça Desembargador Valmir de Oliveira Silva, no último dia 28 de agosto, contendo decisão acerca da publicação do Provimento CGJ 45/2014 que implantou a Malote Digital para os Serviços Extrajudiciais e regulou as comunicações eletrônicas com a Corregedoria Geral da Justiça.

         O Corregedor-Geral da Justiça, Desembargador Valmir de Oliveira Silva, ao lado da Presidente do TJRJ Desembargadora Leila Mariano, recebeu em seu gabinete, nesta quarta-feira, dia 3 de setembro, o Presidente do TRF 2ª Região, Desembargador Federal Sergio Schwaitzer, para agradecer o convênio firmado entre os tribunais e apresentar os primeiros passos do SIGA-DOC na Corregedoria. Também estiveram presentes os Desembargadores Joaquim Domingos de Almeida Neto e Milton Fernandes de Souza, o Coordenador do projeto na CGJ, o Juiz Auxiliar Dr. Rafael Estrela Nóbrega, o Juiz Auxiliar Mário Henrique Mazza, e os Diretores da DGFEX, Marcelo El-Jaick e José Euclides Guinancio.

         O Corregedor Geral, Des. Valmir de Oliveira Silva, ressaltou “o projeto gerará economia de recursos com a considerável diminuição das autuações físicas e a redução do uso de papel, bem como o aumento da celeridade na tramitação dos procedimentos administrativos na Corregedoria, permitindo apurações e decisões mais ágeis”. Ele contou que a ideia de implementar o sistema surgiu através de uma conversa informal entre ele e o Presidente do TRF2. E que a meta será estender o SIGA-DOC aos 13 Núcleos Regional, abrangendo todas as rotinas administrativas da CGJ no estado.

        A Presidente do TJRJ Des. Leila Mariano expressou o agradecimento de toda a administração do Tribunal, dizendo ”nosso muito obrigado não só pela elaboração do programa, mas também pelo apoio das diretorias e técnicos do TRF2, pelo empenho em colaborar. Nossos agradecimentos ao Presidente Des. Sergio Schwaitzer pela vontade política em fazer, pela visão do diálogo e pelo compartilhamento do conhecimento, que fará com que as instituições cresçam e atinjam suas finalidades”.

       Para o Presidente do TRF 2ª Região, Desembargador Sergio Schwaitzer, a integração entre os tribunais é essencial à melhoria dos serviços. “Sistemas como esse são uma alternativa à escassez de pessoal e de recursos nos tribunais, para otimizar o serviço público. Se um tribunal que presta o mesmo serviço que nós tem uma boa ferramenta, uma boa ideia, é preciso disseminar. Não existe um domínio de um só em relação a determinada tecnologia. É importante essa colaboração, essa união e essa é a nossa ideia. No TRF, o SIGA-DOC já faz parte do dia a dia da administração e não há como mensurar os ganhos, que foram inúmeros. Atualmente o programa vem sendo aperfeiçoado e estamos traçando algumas estratégias de melhorias”, disse.  
         Além da Justiça Federal da 2ª Região, já utilizam o SIGA-DOC como ferramenta de gerenciamento de documentos administrativos, o Conselho Nacional de Justiça e os Tribunais de Justiça do Pará e da Bahia. 
 

Sergio Schwaitzer, Leila Mariano e Valmir de Oliveira Silva